Constantemente buscamos meios para maximizar o valor do negócio, entre eles destaco a gestão de processos, que resulta em maior produtividade e, consequentemente, eficiência econômico-financeira para a organização via aumento real de margem e redução da “queima” de caixa.
Geralmente, quando questionados sobre oportunidades de produtividade e/ou eficiência, nossos gestores tendem a uma resposta unânime: “Minha área já está bem enxuta e estamos com sobrecarga de trabalho, ou seja, necessitamos de mais recursos para garantir as entregas nos prazos e com qualidade”. E de fato estão! São muito os assuntos que absorvem todo o time, com diversidade de complexidade, a serem tratados e entregues constantemente.
Na visão de gestão de processos todos os executivos são convidados a constantemente revisitar os macroprocessos sob a sua gestão, com o objetivo de identificar oportunidades de produtividade e eficiência, que serão implementadas via otimização de processos, eliminação de “cotovelos” entre os colaboradores e/ou áreas, automação de atividades, renegociações com fornecedores, entre outras maneiras.
Num modelo simples e pragmático de avaliação dos macroprocessos, recomenda-se buscar respostas para as seguintes perguntas:
1. Quais são os macroprocessos sob a sua gestão?
2. Quantos recursos (headcount) da sua área e respectivos cargos estão alocados neste macroprocesso?
3. Qual a origem e os destinos de cada macroprocesso? Objetivando entender as interligações entre colaboradores e/ou áreas da organização.
4. Qual é a periodicidade de execução deste macroprocesso? As atividades são diárias, semanais, mensais ou esporádicas?
5. Qual o nível de prioridade do processo em questão: alto, médio ou baixo?
Respondendo às perguntas acima, você poderá efetuar uma análise crítica e certamente encontrará oportunidades de produtividade e eficiência, além de redução de eventuais retrabalhos e aumento de qualidade nas entregas, que podem ser:
A) Processos que podem ser unificados em sua área, ou mesmo em outras;
B) Atividades menos prioritárias que podem ser descontinuadas;
C) Automação de alguns processos e relatórios.
Alguns fatores críticos de sucesso que demandam atenção:
1. A gestão de processos, como ferramenta que visa fornecer valor ao negócio, deve fazer parte da agenda dos executivos de primeiro nível da organização e assim garantir o nível de assertividade e celeridade.
2. Revisão especial na otimização de processos/recursos que possam impactar negativamente na qualidade de entregas futuras. É importante que toda a tomada de decisão na busca de produtividade seja criteriosamente avaliada do ponto de vista de prioridade do processo em questão, garantindo que serão eliminadas apenas as “gorduras e ineficiências” e que a qualidade seja mantida ou até melhorada.
Por meio de uma análise minuciosa dos macroprocessos, é produzido um plano de execução, de suma importância, das melhorias identificadas. A execução garantirá não só o sucesso na implantação do plano que resultará em produtividade, como também oferecerá credibilidade da atuação de todos os gestores engajados.
Rosângela Sutil é CFO da Mandic Cloud Solutions.
Fonte: Callcenter.inf